Mødekalender

Kommisorium

Grundlag
Kommunikations- og Marketingsudvalget (KOM-udvalget) er valgt i overensstemmelse med Dansk Firmaidrætsforbunds vedtægter § 16. KOM-udvalget refererer til Forbundsstyrelsen.
KOM-udvalget har særligt fokus på politisk synlighed, udvikling af mediekanaler og markedsføringsprodukter og udøver sit virke med udgangspunkt i de til enhver tid gældende strategier – pt. kommunikationsstrategi, der er udarbejdet med direkte reference til forbundets overordnede Strategi 2018 samt ud fra ”Retningslinjer for KOM-udvalget”. Ændringer til ”Retningslinjer for KOM-udvalget” skal indstilles til og godkendes af Forbundsstyrelsen.

KOM-udvalget består af 4 medlemmer
Formand
3 udvalgsmedlemmer

Herudover er følgende tilknyttet udvalget
Forbundsstyrelsen tilforordner et medlem til udvalget – som både har tale- og møderet. Den tilforordnede får tilsendt dagsorden og bilag inden hvert møde i lighed med udvalgsmedlemmerne. Direktøren for kommunikation og marketing deltager også i udvalgets møder.

Retningslinjer for KOM-udvalget
•    Udvalget sikrer, at strategien udtrykker de overordnede mål og retningslinjer for områderne Kommunikation og Marketing.
•    Udvalget arbejder forfor positionering og synliggørelse af Dansk Firmaidrætsforbund.
•    Udvalget arbejder for at firmaidrætten kan bevare sit særkende i dansk idræt – og dermed sikre løbende skærpelse og styrkelse af firmaidrættens brand – dette gennem idrætspolitisk interessevaretagelse – men også gennem kommunikation og markedsføring.
•    Udvalget arbejder for, at Dansk Firmaidrætsforbunds brug af mediekanaler konstant udvikler sig i forhold til de interne og eksterne krav og forventninger, der er til Dansk Firmaidrætsforbund på dette område.
•    Udvalget arbejder for, at foreningerne inddrages i forhold til deres behov for kommunikation og markedsføring.
•    Udvalget arbejder for, at der sparres med virksomhederne omkring den måde Dansk Firmaidrætsforbund kommunikerer og markedsfører sig på for at styrke samarbejdet med virksomhederne.
•    Udvalget sikrer sparring med afdelingen Kommunikation og Marketing.
•    Udvalget arbejder for, at udvalg og afdelingen for Kommunikation og Marketing repræsenterer forbundet i relevante styrelser, styregrupper, følgegrupper og andre netværkssammenhænge.
•    Udvalget administreres gennem blokbudgettering – og kan frit operere inden for rammerne af det tildelte budget.
•    Udvalget koordinerer sine aktiviteter med øvrige udvalg i Firmaidrætten.

•    Udvalget organisatoriske opgaver er:
•    Udarbejde toårige budgetter for Kommunikation og Marketing senest den 1. juli til endelig godkendelse i Forbundsstyrelsen.
•    Budgetudarbejdelse samt kvartalsvis opfølgning og regnskab samt om nødvendigt foretage korrigerende handlinger.
•    Udvalget er ansvarlig for, at det godkendte budget overholdes efter de af Forbundsstyrelsen fastsatte regler.
•    Periodisk godkendelse af saldobalance med budget for afdelingen.
•    At repræsentere forbundet ved møder i nationale og internationale udvalg på foranledning af Forbundsstyrelsen samt være forbundets repræsentant i idrætslige spørgsmål over for offentlige myndigheder og andre organisationer på sammenligneligt niveau.

Formanden har den daglige kontakt til direktøren for afdelingen– og kan disponere på udvalgets vegne mellem møderne.

Møder
Udvalgets 4-6 aftenmøder fastlægges senest i november måned for det kommende år, iht. mødeplan. Ved yderligere behov for mødevirksomhed indkalder formanden. Et årligt møde med Forbundsstyrelsen afholdes i 3. kvartal, hvor budget, mål og fokusområder drøftes. I påkrævede tilfælde kan udvalget indkaldes med kort varsel – eller der afholdes telefonmøde.

Det skal tilstræbes at holde 1 eller 2 fællesmøder med Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget (IMS) for at sikre samspillet på tværs af organisationen.

Der afholdes et årligt visions-/strategimøde i samarbejde med øvrige udvalg relateret til Idræts-, Motions- og Sundhedsområdet, styrelsesrepræsentanter samt relevant personale, når udvalget finder det betimeligt. Dette afholdes i 2. kvartal, hvor strategiens indsatsområder, koncepter og mål samt budget drøftes.

Mødedeltagere
I møderne deltager udvalget, Forbundsstyrelsens tilforordnede og direktøren for kommunikation og marketing. Der kan indkaldes andre relevante personer til udvalgets møder efter behov.

Mødeindkaldelse
Mødeindkaldelse med dagsorden og relevante bilag udsendes senest 7 dage før mødets afholdelse – og så vidt muligt i elektronisk form.
På dagsordenen angives om det enkelte punkt er til beslutning, drøftelse eller orientering.
Punkter til beslutning skal være motiveret med en sagsfremstilling, punkter til drøftelse skal være motiveret med et skriftligt oplæg, mens orienteringspunkter søges fremsendt med dagsorden.

Mødedagsorden
På dagsordenen er der altid følgende faste punkter:
•    Godkendelse af dagsorden
•    Opfølgning på referat
•    Status på for udvalgets relevante strategiske resultat- og indsatsmål
•    Saldobalance med budget
•    Beslutningspunkter
•    Drøftelsespunkter
Orientering fra Forbundsstyrelsen
•    Orientering fra formanden
•    Orientering fra direktøren
•    Orientering fra udvalgsmedlemmer

Ved mødets start kan den udsendte dagsorden suppleres, såfremt udvalget accepterer dette.
Bilag skal være dateret med angivelse af forfatter eller kilde og dagsordenpunkt.
Mødet forberedes af formanden i samarbejde med direktøren.

Mødeledelse
Møderne ledes af formanden. Ved forfald fra formanden ledes møderne af direktøren.
Såfremt der ikke kan opnås konsensus i sager, der kræver beslutning, så afgøres sagen ved almindelig stemmeflerhed.
Det er kun udvalgsmedlemmer, der kan afgive stemme. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Udvalget er beslutningsdygtigt, når 2 medlemmer inklusive formanden er til stede eller 3 medlemmer ved forfald fra formanden.

Mødereferater
Direktøren sikrer, at der bliver taget referat fra møderne. Referatet fremsendes elektronisk fra administrationen til godkendelse hos udvalget hurtigst muligt efter møderne, og det godkendte referat uploades på ”ForeningsNet” senest 2 uger efter mødets afholdelse.

Attestation
Attestation af relevante indtægts- og udgiftsbilag, foretages af direktøren iht. administrativ praksis på forbundskontoret.

Godkendt
Godkendt af Forbundsstyrelsen den 5. maj 2016