Mødekalender

Kommisorium

Download IT-strategien

Grundlag
IT-udvalget er valgt i overensstemmelse med Dansk Firmaidrætsforbunds vedtægter §20. IT-udvalget refererer til Forbundsstyrelsen.
IT-udvalget udøver sit virke med udgangspunkt i den til enhver tid gældende strategi samt ud fra ”Retningslinjer for IT-udvalget”. Ændringer til disse retningslinjer skal indstilles til og godkendes af Forbundsstyrelsen.

Udvalget består af 3 medlemmer
Formand og to udvalgsmedlemmer
Herudover er følgende tilknyttet udvalget
Forbundsstyrelsen tilforordner et medlem til udvalget. Den tilforordnede, der har møde- og taleret, får tilsendt dagsorden og bilag.

Retningslinjer for IT-udvalget
•    Udvalget – ansvarlig for at alle egne aktiviteter understøtter den til enhver tid gældende og vedtagne strategi for forbundet. Udvalget supplerer den overordnede strategi med en understøttende IT-strategi der specificerer hvilke IT-systemer og IT-services der skal tilbydes til understøttelse af foreningernes arbejde. Herunder:
-    Udvikling af administrative systemer/applikationer til foreningerne
-    Udvikling af integration mellem foreningernes systemer og forbundets centrale systemer
-    Selvbetjeningsmuligheder der gør det nemmere at være frivillig leder
-    Fastlæggelse af applikations support
-    Fastlæggelse af uddannelse inden for tilbudte applikationer

•    Udvalget – ansvarlig for, ved første møde i ny strategiperiode, at udarbejde et årshjul for de indsatser, som udvalget skal have fokus på i den aktuelle strategiperiode
•    Udvalget – ansvarlig for, ved første møde i ny strategiperiode, at udarbejde en kommunikationsplan for de politiske budskaber, som udvalget skal have fokus på i den aktuelle strategiperiode
•    Udvalget – ansvarlig for at bidrage med kandidater til styregrupper, nedsætte relevante fokusgrupper, tilknytte relevante resursepersoner samt have øje for emner til den centrale ledelse
•    Budget – ansvarlig for at bidrage til budgetudarbejdelse som relaterer til udvalgets retningslinjer samt sikre en kvartalsvis opfølgning. Periodisk godkender regnskabsbalancen for foreningsområdet. Har ret og pligt til at omprioritere inden for IT-udvalgets egen budgetramme, når dette er påkrævet eller ønskeligt samt søge Forbundsstyrelsen om en ekstrabevilling, når det rækker ud over den gældende budgetramme
•    Udvalget - har ansvar for forbundets uddannelser inden for de IT-løsninger som forbundet tilbyder til foreningerne. Pt. SuperNovaONLINE, Stævneplanner og hjemmesidesystemerne F-CMS og F-shop.
Herunder at der opbygges og vedligeholdes supervisor- og instruktørnetværk inden for de enkelte løsninger.
•    Udvalget - vurderer og prioriterer større udviklingsønsker fra foreninger
•    Udvalget - forholder sig løbende til nye trends og teknologier og vurderer om forbundet skal anbefale dem til foreningerne. Det kan f.eks. være nye versioner af styresystemer, programmer, sikkerhedssoftware, etc.
•    Udvalget -er overordnet for supervisorgrupperne, og er ansvarlige for at de er passende bemandet, og har kompetencen til at udvide eller nedsætte antallet af supervisorer efter behov.  
•    Udvalgssamarbejde – ansvarlig for i samarbejde med øvrige udvalg at sikre en god sammenhæng udvalgene imellem samt målopfyldelse af den til enhver tid vedtagne strategi
•    Repræsentation - sikre at udvalg eller afdeling repræsenterer forbundet i relevante netværkssammenhænge. At være forbundets repræsentant i IT-spørgsmål over for offentlige myndigheder og andre organisationer på sammenligneligt niveau
•    Sparringspartner – sikre at være sparringspartner for administrationen og relaterede udvalg

Formanden har den daglige kontakt til administrationschefen, og kan disponere på udvalgets vegne mellem møderne.

Møder
IT-udvalget afholder som udgangspunkt kvartalsvise endagsmøder. Enkelte kan udvides til et todagesmøde, så længe det afvikles inden for egen budgetramme for møder.
Møderne fastlægges som udgangspunkt primo december for det kommende år. Ved yderligere behov for mødevirksomhed indkalder formanden. I påkrævede tilfælde kan IT-udvalget indkaldes med kort varsel, eller der kan afholdes telefonmøde.
Flytning af møder kan forekomme. Det kræver dog at alle kan deltage på ny mødedato ellers fastholdes den oprindelige.
Der afholdes ét årligt visions/statusmøde i samarbejde med ”Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget”, Kommunikationsudvalget, styrelsesrepræsentanter samt relevant personale.
Dette afholdes i 1. kvartal, hvor strategiens indsatsområder, koncepter og mål samt budget drøftes.
IT-udvalget afholder fællesmøder med øvrige udvalg efter behov.

Mødedeltagere
I møderne deltager IT-udvalget og administrationschefen. I møderne skal formanden og administrationschefen deltage.
Der kan indkaldes andre til udvalgets møder.

Mødeindkaldelse
Mødeindkaldelse med dagsorden og relevante bilag udsendes senest 7 dage før mødet. Mødet forberedes af formanden i samarbejde med administrationschefen.
På dagsordenen angives om det enkelte punkt er til beslutning, drøftelse eller orientering.
Punkter til beslutning skal være motiveret med en sagsfremstilling, punkter til drøftelse skal være motiveret med et skriftligt oplæg mens orienteringspunkter søges fremsendt med dagsorden.

Mødedagsorden
På dagsordenen er der altid følgende faste punkter:
•    Godkendelse af dagsorden
•    Opfølgning på referat
•    Status på de for udvalget relevante strategiske resultat- og indsatsmål
•    Budgetopfølgning (aktuel balance)
•    Beslutningspunkter
•    Drøftelsespunkter
•    Orientering fra formanden
•    Orientering fra administrationschefen
•    Orientering fra medlemmer
Ved mødets start kan den udsendte dagsorden suppleres, såfremt udvalget accepterer dette.

Mødeledelse
Møderne ledes af formanden. Ved forfald fra formanden ledes møderne af administrationschefen.
Såfremt der ikke kan opnås konsensus i sager der kræver beslutning, så afgøres sagen ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
IT-udvalget er beslutningsdygtig, når 1 medlem og formanden er til stede eller 2 medlemmer ved forfald fra formanden.

Mødereferater
Referent på møderne er administrationschefen og i dennes fravær formanden. Referat fremsendes først til godkendelse hos formanden og efterfølgende de øvrige udvalgsmedlemmer.
Referatet uploades på ”ForeningsNet” senest 2 uger efter mødets afholdelse.

Attestation
Attestation af relevante indtægts- og udgiftsbilag, foretages af administrationschefen iht. administrativ praksis på forbundskontoret.

Godkendt
Godkendt af Forbundsstyrelsen den 21.september 2015