Mødekalender

Kommisorium

Grundlag
Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget er valgt i overensstemmelse med Dansk Firmaidrætsforbunds vedtægter § 17. Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget refererer til Forbundsstyrelsen.
Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget udøver sit virke med udgangspunkt i den til enhver tid gældende strategi samt ud fra ”Retningslinjer for Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget”. Ændringer til disse retningslinjer skal indstilles til og godkendes af Forbundsstyrelsen.

Udvalget består af 4 medlemmer
Formand
Udvalgsmedlem – som er formand for sundhedsudvalget
Udvalgsmedlem – som er formand for Idræts- og Motionsudvalget
Udvalgsmedlem – som er formand for foreningsudvalget
Herudover er følgende tilknyttet udvalget
Forbundsstyrelsen tilforordner to medlemmer til udvalget. De tilforordnede, der har møde- og taleret, får tilsendt dagsorden og bilag.

Retningslinjer for ”Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget”
•    Udvalget – ansvarlig for at alle egne og relaterede udvalgs aktiviteter understøtter den til enhver tid gældende og vedtagne strategi for forbundet
•    Udvalget – ansvarlig for, ved første møde i ny strategiperiode, at udarbejde et årshjul for de indsatser, som udvalget skal have fokus på i den aktuelle strategiperiode
•    Udvalget – ansvarlig for, ved første møde i ny strategiperiode, at udarbejde en kommunikationsplan for de politiske budskaber, som udvalget skal have fokus på i den aktuelle strategiperiode
•    Udvalget – ansvarlig for at bidrage med kandidater til styregrupper, nedsætte relevante fokusgrupper, tilknytte relevante resursepersoner samt have øje for emner til den centrale ledelse
•    Erhvervsskoleområdet – ansvarlig for udvikling af alle aktiviteter som helhed samt et særligt fokus på en øget sammenhæng til foreningerne. Udvalget er også ansvarlig for at videreudvikle nuværende aktiviteter
•    Puljer – ansvarlig for at udarbejde retningslinjer for tilskud fra Opstart og ES Puljen samt Udviklingspuljen i fællesskab med KOM og administrere samt sagsbehandle ansøgninger til disse puljer. Udvalget kan lade ansøgninger gå i høring i fagrelevante udvalg.
•    Budget – ansvarlig for at bidrage til budgetudarbejdelse som relaterer til udvalgets retningslinjer samt sikre en kvartalsvis opfølgning. Periodisk godkender regnskabsbalancen for hele området samt for hvert af ansvarsområderne. Har ret og pligt til at omprioritere inden for aktivitetens egen budgetramme, når dette er påkrævet eller ønskeligt samt søge Forbundsstyrelsen om en ekstrabevilling, når det rækker ud over aktivitetens gælden budgetramme
•    Udvalgssamarbejde – ansvarlig for i samarbejde med kommunikationsudvalget sikre en god sammenhæng udvalgene imellem samt målopfyldelse af den til enhver tid vedtagne strategi
•    Repræsentation - sikre at udvalg eller afdeling repræsenterer forbundet i relevante styrelser, styregrupper, følgegrupper og andre netværkssammenhænge. At repræsentere forbundet ved møder i nationale og internationale udvalg på foranledning af Forbundsstyrelsen, samt være forbundets repræsentant i idrætslige spørgsmål over for offentlige myndigheder og andre organisationer på sammenligneligt niveau
•    Sparringspartner – sikre at være sparringspartner for IMS-afdelingen og relaterede udvalg

Formanden har den daglige kontakt til direktøren for afdelingen ”Idræt, Motion og Sundhed” og
kan disponere på udvalgets vegne mellem møderne.

Møder
Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget afholder som udgangspunkt kvartalsvise endagsmøder. Enkelte kan udvides til et todagesmøde, så længe det afvikles inden for egen budgetramme for møder.
Møderne fastlægges som udgangspunkt primo december for det kommende år og her skal det sikres at både formanden og afdelingens direktør kan deltage. Ved yderligere behov for mødevirksomhed indkalder formanden. I påkrævede tilfælde kan Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget indkaldes med kort varsel, eller der kan afholdes telefonmøde.

Flytning af møder kan forekomme. Det kræver dog at alle kan deltage på ny mødedato ellers fastholdes den oprindelige.
Der afholdes ét årligt visions/statusmøde i samarbejde med øvrige udvalg relateret til ”Idræts-, Motions- og Sundhedsområdet”, Kommunikationsudvalget, styrelsesrepræsentanter samt relevant personale.
Dette afholdes i 1. kvartal, hvor strategiens indsatsområder, koncepter og mål samt budget drøftes.
Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget samt Kommunikationsudvalget afholder fællesmøder efter behov.

Mødedeltagere
I møderne deltager Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget og afdelingens direktør. Der kan indkaldes andre til udvalgets møder.

Mødeindkaldelse
Mødeindkaldelse med dagsorden og relevante bilag udsendes senest 7 dage før mødet. Mødet forberedes af formanden i samarbejde med afdelingens direktør.
På dagsordenen angives om det enkelte punkt er til beslutning, drøftelse eller orientering.
Punkter til beslutning skal være motiveret med en sagsfremstilling, punkter til drøftelse skal være motiveret med et skriftligt oplæg mens orienteringspunkter søges fremsendt med dagsorden.

Mødedagsorden
På dagsordenen er der altid følgende faste punkter:
•    Godkendelse af dagsorden
•    Opfølgning på referat
•    Status på de for udvalget relevante strategiske resultat- og indsatsmål
•    Budgetopfølgning (aktuel balance)
•    Beslutningspunkter
•    Drøftelsespunkter
•    Orientering fra formanden
•    Orientering fra afdelingens direktør
•    Orientering fra medlemmer
Ved mødets start kan den udsendte dagsorden suppleres, såfremt udvalget accepterer dette.

Mødeledelse
Møderne ledes af formanden. Ved forfald fra formanden ledes møderne af afdelingens direktør.
Såfremt der ikke kan opnås konsensus i sager der kræver beslutning, så afgøres sagen ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Idræt, Motion- og Sundhedsudvalget er beslutningsdygtig, når 2 udvalgsmedlemmer inklusiv formanden eller 3 udvalgsmedlemmer er til stede.

Mødereferater
Referent på møderne er afdelingens direktør og i dennes fravær formanden. Referat fremsendes først til godkendelse hos formanden og efterfølgende de øvrige udvalgsmedlemmer.
Referatet uploades på ”ForeningsNet” senest 2 uger efter mødets afholdelse.

Attestation
Attestation af relevante indtægts- og udgiftsbilag, foretages af afdelingens direktør iht. administrativ praksis på forbundskontoret.

Godkendt
Godkendt af Forbundsstyrelsen den 1. november 2015