Mødekalender

Kommisorium

Grundlag
Foreningsudvalget er valgt i overensstemmelse med Dansk Firmaidrætsforbunds vedtægter § 17. Foreningsudvalget refererer til ”Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget”.
Foreningsudvalget udøver sit virke med udgangspunkt i den til enhver tid gældende strategi samt ud fra ”Retningslinjer for Foreningsudvalget”. Ændringer til ”Retningslinjer for Foreningsudvalget” skal indstilles til og godkendes af ”Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget”.

Foreningsudvalget består af 4 medlemmer
Formand – som har fast sæde i ”Idræts-, Motions- og Sundhedsudvalget”.
3 udvalgsmedlemmer

Foreningsudvalgets retningslinjer
•    Udvalget skal sikre at alle deres aktiviteter understøtter den til enhver tid gældende og vedtagne strategi for forbundet
•    Udvalget udarbejder ved første møde i ny strategiperiode et årshjul for de indsatser, som udvalget skal have fokus
i den aktuelle strategiperiode
•    Udvalget udarbejder ved første møde en kommunikationsplan for de politiske budskaber, som udvalget skal have fokus på i den aktuelle strategiperiode
•    Udvalget er ansvarlig for at bidrage med kandidater til permanente udvalg, styregrupper, nedsætte relevante fokusgrupper, tilknytte relevante resursepersoner samt have øje for emner til den centrale ledelse
•    Foreningsudvikling – ansvarlig for ide- og konceptudvikling inden for organisationsudvikling samt implementering af disse i foreningerne
•    Lederrekruttering – ansvarlig for relevante procesforløb udvikles og tilbydes til foreningerne
•    Uddannelse med fokus på foreningsudvikling – sikre inspiration til indhold og principper samt bidrage til hvordan dette implementeres i foreningerne, så forbundet til stadighed råder over veluddannede ledere i foreningerne.
•    Idræts- og motionsaktiviteter samt events - inspirere Idræts- og Motionsudvalget med ideer til nye eller videreudvikling af nuværende
•    Budget - bidrage til budgetudarbejdelse og indstilling til Forbundsstyrelsen som relaterer til udvalgets retningslinjer samt sikre en kvartalsvis opfølgning. Har ret og pligt til at omprioritere inden for aktivitetens egen budgetramme, når dette er påkrævet eller ønskeligt samt søge Forbundsstyrelsen om en ekstrabevilling, når det rækker ud over aktivitetens gælden budgetramme
•    Sparringspartner – sikre at være sparringspartner for IMS-afdelingen og relaterede udvalg

Formanden har den daglige kontakt til den tilforordnede foreningschef eller afdelingens direktør og kan disponere på udvalgets vegne mellem møderne.

Møder
Foreningsudvalgets afholder som udgangspunkt kvartalsvise endagsmøder. Enkelte kan udvides til et todagesmøde, så længe det afvikles inden for egen budgetramme for møder.
Møderne fastlægges som udgangspunkt primo december for det kommende år og her skal det sikres at både formanden og foreningschefen kan deltage. Ved yderligere behov for mødevirksomhed indkalder formanden. I påkrævede tilfælde kan Foreningsudvalget indkaldes med kort varsel, eller der kan afholdes telefonmøde.
Flytning af møder kan forekomme. Det kræver dog at alle kan deltage på ny mødedato ellers fastholdes den oprindelige.

Der afholdes ét årligt visions/statusmøde i samarbejde med øvrige udvalg relateret til ”Idræts-, Motions- og Sundhedsområdet”, Kommunikationsudvalget, styrelsesrepræsentanter samt relevant personale. Dette afholdes i 1. kvartal, hvor strategiens indsatsområder, koncepter og mål samt budget drøftes.


Mødedeltagere
I møderne deltager Foreningsudvalget og den tilforordnede foreningschef. I møderne skal formanden og den tilforordnede Foreningschef deltage. Der kan indkaldes andre til udvalgets møder.

Mødeindkaldelse
Mødeindkaldelse med dagsorden og relevante bilag udsendes senest 7 dage før mødet. Mødet forberedes af formanden i samarbejde med foreningschefen.
På dagsordenen angives om det enkelte punkt er til beslutning, drøftelse eller orientering.
Punkter til beslutning skal være motiveret med en sagsfremstilling, punkter til drøftelse skal være motiveret med et skriftligt oplæg mens orienteringspunkter søges fremsendt med dagsorden.

Mødedagsorden
På dagsordenen er der altid følgende faste punkter:
•    Godkendelse af dagsorden
•    Opfølgning på referat
•    Status på de for udvalget relevante strategiske resultat- og indsatsmål
•    Budgetopfølgning (aktuel balance)
•    Beslutningspunkter
•    Drøftelsespunkter
•    Orientering fra formanden
•    Orientering fra foreningschefen
•    Orientering fra medlemmer
Ved mødets start kan den udsendte dagsorden suppleres, såfremt udvalget accepterer dette.

Mødeledelse
Møderne ledes af formanden. Ved forfald fra formanden ledes møderne af den tilforordnede Foreningschef.
Såfremt der ikke kan opnås konsensus i sager der kræver beslutning, så afgøres sagen ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Foreningsudvalget er beslutningsdygtig, når 2 udvalgsmedlemmer inklusiv formanden eller 3 udvalgsmedlemmer er til stede.

Mødereferater
Referent på møderne er foreningschefen og i dennes fravær formanden. Referat fremsendes først til godkendelse hos formanden og efterfølgende de øvrige udvalgsmedlemmer.
Referatet uploades på ”ForeningsNet” senest 2 uger efter mødets afholdelse.

Attestation
Attestation af relevante indtægts- og udgiftsbilag, foretages af direktøren iht. administrativ praksis på forbundskontoret.


Godkendt
Godkendt af Forbundsstyrelsen den 1. november 2015