Tid og sted
Tirsdag den 4. februar 2003 kl. 19.00 i Idrætscentret Århus Firma Sports mødelokale, Paludan-Müllers Vej 110, Århus.

Deltagere
Valdemar Thomsen, Vibeke Clement Pedersen og Jens Ole Birch (kredsbestyrelsen), Carsten Nielsen (webmaster) og Jan Grumstrup (konsulent).
Carsten Pedersen og Jan Hansen (Århus), Kell Redzin (Odder), Tonny Andersen og Inge Bruun (Randers), Sten Nørup, Lene Pedersen, Mogens Ustrup, Jørgen Hadberg, Klaus Frank og Stewie Hansen (Silkeborg), Jan Rasmussen og Lars Hansen (Ebeltoft) og Ulla Staal (Skanderborg).
Afbud: Torben Rasmussen (IK) og Ry.

Dagsorden
1. Velkomst ved kredsformanden.
2. Konstatering af fremmødte, aktivitet/forening.
3. Orientering: Ansvar og opgaver for idrætskoordinatoren (Samarbejde med foreningerne).
4. Information til foreningerne: Hvad ønskes af idrætslederne?
5. Opgørelse/status: Stævnevirksomhed i kredsen.
6. Hjemmesiden: Retningslinjer for stævner m.m.
7. Fremtidige idrætstemamøder: Hvad vil man mødes om og hvornår?
8. Løst og fast om aktiviteterne.
9. Eventuelt.

Ad 1.
Valdemar bød velkommen til vore nye mødefaciliteter hos Århus Firma Sport, og gav en orientering om hvorfor Torben ikke var tilstede – han arbejder to steder. Torben er på valg ved det kommende årsmøde, men var villig til at fortsætte, hvis en anden ikke kunne findes, blot ville han klare arbejdet hjemmefra indtil der var kommet en afklaring på hans arbejdssituation.

Ad 2.
Jens Ole konstaterede, at alle 19 tilmeldte deltagere var mødt, der var afbud fra Ry.

Ad 3.
Carsten P refererede fra arbejdet i ad hoc gruppen – Carsten P, Vibeke, Torben og Carsten N -, og omtalte hvad man havde arbejdet med.
Kredsens præmieregulativ: Kredsen indkøber pokaler i en 2 års periode, så skal arrangørerne af kvalifikationsstævner blot meddele Vibeke, hvor mange pokaler man skal bruge.
Vibeke har indhentet tilbud på pokaler, hvor der indenfor holdidrætterne kunne blive en præmie til hver deltager indenfor de afsatte rammer.
Sten ankede over der ikke var en holdpræmie, han erindrede debatten på det seneste årsmøde.
Carsten P erindrede om, at stævnearrangører skal gøre brug af stævnemappen, heri står alt om den nye stævnestruktur, der er alt hvad der skal bruges til program/resultatliste og blanketter der skal bruges i forbindelse med stævnerne.
Carsten P orienterede om, at jurymedlemmer ikke må have sæde i stævneudvalget, og gerne først nedsættes ved stævnestart. Beklagede den sene udsendelse af indbydelser til kvalifikationsstævnerne. Tilmeldingsfristerne skal overholdes. Mange stævneprogrammer er ikke korrekte endnu.
Der havde i ad hoc gruppen været talt om, at yde arrangører af kvalifikationsstævner et kontant beløb for ulejligheden.
Carsten P mente kredsen skulle sende remindere ud forud og efter stævnerne, der fortalte hvad arrangørerne skulle huske vedr. kvalifikationsstævnerne.
Jørgen ankede over at alle tilmeldinger sendes til den arrangerende forenings adresse, og ikke til foreningens udvalg.
Udsendelse af indbydelser til kvalifikationsstævner skal overholdes.
Deadline for tilmelding rykkes frem til 20. november for alle idrætsgrene, dette skal der strammes op på, så eftertilmelding ikke mere kan påregnes, herved kan arrangørerne få fremstillet stævneprogram og udsendt det inden jul.
Carsten P havde bemærket sig, at ansøgning om tildeling af kvalifikationsstævner endnu ikke havde været anvendt, hvilket må tilskrives at disse bliver tildelt på idrætstemamøde i september.
Sten appellerede til, at de foreninger der tilmelder deltagelse på blanket, sender en e-mail til den pågældende stævnearrangør med oplysning om tilmelding og antal er undervejs, derved undgår man eftertilmeldinger, og man kan rette fejlen, hvis postvæsenet svigter.
Jan G foreslog at kredsen opretter et stævnesekretariat til hjælp for idrætskoordinatoren.
Klaus og Jørgen omtalte, at der ved skyttestævnet var kommet skytter fra Randers man ikke havde tilmelding fra, dette kan skyldes, at skytter ved tilmeldingen opgiver ønske om skydetid, og hører man intet, regner man med at arrangøren har godkendt, og modsat andre idrætsgrene skal skytter ikke aflevere tilmeldingspapirer til stævneledelsen forud for stævnet.
Kell spurgte om hvorfor man skal bruge kode for at få stævnerapporten.
Carsten N ser på problemet.

Ad 4.
Valdemar spurgte om idrætslederne er tilfreds med de informationer der udsendes fra kredsen? Fra kredsens side forventer vi, at idrætslederne arrangerer gode stævner for alle kredsens aktive.
Klaus tog udgangspunkt i DFIF’ debatoplæg, hvoraf han kunne se, at der er lagt op til at kredsene nedlægges, hvad vil man gøre ved det?
Vibeke oplyste, at kreds- og foreningsbestyrelser havde været samlet til debatmøde lørdag i Århus.
Carsten P anbefalede vi afventer kredsformandsmøde 28.2-1.3. for at se hvilken vej vinden blæser, men skal kredsene nedlægges, skal den sidste tid der er tilbage, være sjov at deltage i kredsens stævner.
Mogens efterlyste de møder der havde været indenfor idrætsgrenene, mens vort idrætsudvalg eksisterede.
Disse møder kunne man også afholde i den nye struktur, det var blot overgivet til idrætslederne selv at arrangere møderne, f.eks. i forbindelse med et kvalifikationsstævne.
Carsten P foreslog man i 2004, når Århus skal arrangere flere kvalifikationsstævner ville lave fælles morgenmad for deltagerne, så kunne kredsen f.eks. indkøbe og betale rundstykkerne.
Carsten P mente vi var for dårlige til at markedsføre vore kvalifikationsstævner, og gav anvisning på hvordan man greb det an i Århus – opslag i turneringsplaner, plakatophæng på døre idrætsudøverne skulle passere ud af på aktivitetssteder og i klublokaler m.m.
Jan R havde fået henvendelse fra håndboldklubben i Ebeltoft, der havde tilbud hjælp ved stævnet, hvis man ansøgte om et DM i håndbold, man henviste til et årligt stævne i Ebeltoft, hvor der blev spillet i 5-6 haller. Jan kunne oplyse, at man ville ansøge om DM 2005.

Ad 5.
Jan G viste diagrammer, lavet af Vibeke, over deltagelsen ved kreds- og kvalifikationsstævner i de respektive idrætsgrene de senest 5 år, og kommenterede dem. Havde været til møde i Nyborg, og her vist diagrammerne og diskuteret dem; DFIF vil arbejde på en landsdækkende undersøgelse.
På debatmødet lørdag var vi enedes om, at uanset kredsens fremtid skal kvalifikations-stævnerne fortsætte.

Ad 6.
Jan G spurgte om hvor mange lokale idrætsledere der har adgang til en PC, hvor kredsens hjemmeside kan modtages.
Carsten N efterlyser resultatlister fra kvalifikationsstævner, der skal lægges ud på hjemmesiden.
Jan G oplyste, at mange af de idrætsudøver og -ledere som DFIF’ hjemmeside var rettet imod havde været uvidende om idrætsfestivalen, som der var blevet brugt mange penge at markedsføre, modsat kvalifikationsstævner, som ikke har brugt markedsføring.
Kredsens hjemmeside er blevet en lettelse i arbejdet for vore frivillige idrætsledere.

Ad 7.
Jan G viste kredsens årsplan 2003, og oplyste hvad møderne omhandlede/behandlede.
Jan G spurgte om idrætslederne havde ønske om emner, der skulle tages op.
Sten kunne ønske sig, at der blev arrangeret møder, hvor idrætsledere kunne diskutere med idrætsledere indenfor samme idrætsgren.
Det blev foreslået, at der blev arrangeret møde for foreningernes idrætsledere, hvor den første time blev brugt til diskussion i de enkelte idrætsgrene, hvorefter der ville være møde med en fast dagsorden, det forsøges afviklet ved idrætstemamødet i september.
Jan G spurgte om det var en idé at DFIF’ sektionsårsmøder kommer på kredsens årsplan.

Ad 8.
ell oplyste, at kvalifikationsstævnet i petanque arrangeres i Odder søndag den 15. juni.
Carsten P oplyste, at der forsøges afholdt to stævner i floorball, et på Sjælland og et i Jylland søndag den 13. april.

Ad 9.
Intet til debat.

Mødeleder: Valdemar Thomsen.
Referent: Jens Ole Birch.
Mødet slut: kl. 21.45.