Tid og sted
Onsdag den 19. februar 2003 kl. 19.00 i Idrætscentret Århus Firma Sports mødelokale.

Deltagere
Valdemar Thomsen, Vibeke Clement Pedersen, Jens Ole Birch, Torben Rasmussen, Carsten Nielsen (webmaster) og Jan Grumstrup (konsulent).
Gæst
Lene Pedersen (Silkeborg).

Dagsorden
1. Godkendelse af forrige referat.
2. Meddelelser fra:
   a. formand,
   b. idrætskoordinator,
   c. konsulenten,
   d. webmaster.
3. Økonomi ved kassereren.
4. Sager til behandling:
   a. Kredsens årsmøde 2003.
   b. Idrætstemamødet 4. februar.
5. Diverse til drøftelse:
a. Bestyrelsens sammensætning.
6. Næste møde.
7. Eventuelt.

Ad 1.
Referat 1-03 af 16.1.2003 blev godkendt og underskrevet.

Ad 2a.
Valdemars PC skærm var brudt ned, så han havde ikke haft mulighed for som lovet at aflevere bestyrelsens beretning skriftlig (kopiklar).
Valdemar havde ladet en løs bemærkning falde om, at kredsbestyrelsen manglede et menigt medlem, og havde allerede fået respons fra en, som gerne ville høre nærmere om arbejdet, og derfor var inviteret som gæst til mødet.

Ad 2b.
Torben havde udsendt indbydelse til kvalifikationsstævne i billard, den 5.-6. april.
Torben har fået ny adresse: Søkjersvej 15, 8400 Ebeltoft.

Ad 2c.
Jan omtalte, at det var generalforsamlingernes tid.
Debatoplægget kører sin gang i kredse og foreninger forud for forbundsstyrelsens møde med kredsformændene.
Formandsmødet i april vil bl.a. omhandle medlemsregistrering, DFIF’ debatoplæg samt Motion på arbejdspladsen.

Ad 2d.
Carsten bad om, at når man sender filer til ham, som skal lægges på hjemmesiden benævner filen hvad den omhandler.
Har fået medhjælper til grafik.
Er ved at være godt med med det der skal lægges ud på hjemmesiden, har nu kun få løse ender der skal løses.
Valdemar spurgte om der ikke kunne lægges en link ind, når Carsten mailede om nyt på hjemmesiden.
Carsten fortalte, at det allerede findes, der skal blot klikkes på Århus Amtskreds (understreget og med blå skrift) efter hans signatur.
Jens Ole spurgte om han skal have ny e-mail adresse, det er ikke lykkedes ham at installere programmet på hans egen PC, der har Windows Me som styresystem, der er beskrevet i instruktionen, at styresystemet skal være Windows 95/98.
Carsten og Jan mente det skulle kunne installeres.

Ad 3.
Vibeke forelagde det reviderede årsregnskab og budgetforslag 2003, der udsendes sammen med dagsorden for årsmødet.
Vibeke havde udsendt regninger for deltagelse ved kvalifikationsstævnerne – betalingsfristen var sat til mandag den 10. februar; vanen tro havde kun få overholdt fristen, der sendes snarest rykkere ud.
Valdemar fik bevilget en ny PC skærm.
Valdemar spurgte om hvad vort ekstraordinære tilskud fra DFIF skulle anvendes til.
Vibeke fortalte at ad hoc gruppen ville foreslå et tilskud til kvalifikationsstævne arrangører, som lavede tiltag ved stævnerne.

Ad 4a.
Valdemar omtalte hvad der skulle udsendes sammen med årsmødets dagsorden.
Ad 4b.
Jan tog de løse emner fra idrætstemamødet op til behandling:
• Etablering af et stævnesekretariat er en god idé. Opgaver kunne være, ajourføring af stævnekalender og udsendelse af indbydelser og remindere.
• Fremover skal tilmeldingsfrister overholdes ellers ingen deltagelse.
• ABC cup skal forsøges ved kvalifikationsstævnerne.
• Kvalifikationsstævner kan godt være et kredsmesterskab.
• Markedsføring af stævner skal prøves – plakater?
• Resultatformidlingen skal strammes op.
• Kredsbestyrelsen kommer med et oplæg til hvilke funktioner, der kan flyttes til andre ansvarsområder.

Ad 5a.
Lene Pedersen konstitueres som menigt bestyrelsesmedlem i stedet for Kim Jensen.
Lene spurgte om hvordan opgaverne i kredsbestyrelsen var fordelt, og pointerede, at kassererposten i Silkeborg Firma Sport ville have første prioritet.

Ad 6.
Årsmøde, onsdag den 5. marts kl. 19.00 i Idrætscentret Århus Firma Sport.
Formandsmøde, tirsdag den 1. april kl. 19.00 i Idrætscentret Århus Firma Sport.

Ad 7.
Intet til behandling.

Mødeleder: Valdemar Thomsen.
Referent: Jens Ole Birch.
Mødet slut: kl. 21.30.

Valdemar Thomsen Vibeke Clement Pedersen

Jens Ole Birch Torben Rasmussen

Lene Pedersen