Tid og sted
Onsdag den 14. januar 2004

Deltagere
Valdemar Thomsen, Vibeke Clement Pedersen, Jens Ole Birch, Torben Rasmussen, Jan Grumstrup, Lene Schmidt

Kopi: DFIF

Dagsorden:
1. Godkendelse af forrige referat
2. Meddelelser fra:
  a. Formand
  b. Idrætskoordinator
  c. Konsulenten
  d. Webmaster
3. Økonomi ved kasserer
4. Sager til behandling:
  a. Underbilag/faktura
  b. Udkast til Kredsbestyrelsens sammensætning
  c. Kredsens Årsmøde
5. Næste møde.
6. Eventuel

Pkt. 1
Sidste referat blev godkendt.

Pkt. 2a
Valdemar bød velkommen til det første kredsbestyrelsesmøde i det nye år.
Og orienterede om følgende: Frederiksborg amt har bevilget 1 mil til MPA, der er på nuværende tidspunkt 2 amter der deltager i MPA, forbundet reklamere for MPA via medierne. Der er oprettet en pulje på 28 mil. i år, til erstatning for portotilskuddet til foreningsblad, foreningerne kan søge om tilskud fra puljen. Valdemar orienterede om hvem der bestrider de forskellig poster i styrelsesgruppen. Den 6 foreningskonsulent er bevilget. Torben Laursen er udpeget som festivalleder i 2005. Forbundet har tegnet kollektiv ansvarsforsikring for bestyrelsesmedlemmer. Administrationen omkring idrætsmærket ligger nu hos DGI, og henvendelse om idrætsmærket rettes fremover til DGI, med idrætsmærket kan stadigtages indenfor DFIF’s rækker.

Pkt. 2b
DM vinter kvalifikationsstævner er alle afholdt i Århus Firmasport, og forløbet efter planen. Stævnerapporten skal fremsendes senest 30 dage efter stævnet.
DM kvalifikationsstævne i petanque den 12 juni 2004 afholdes i Randers.
Ad hoc udvalget har holdt møde og udarbejdet oplæg til ny præmiestruktur i Århus Amtskreds, og hvad der beløber sig til. Århus firmasport har anvendt oplægget ved DM vinter kvalifikationsstævner.

Pkt. 2c
Jan orienterede om hvad der arbejdes med, efter at de nye forslag blev vedtaget på repræsentantskabsmødet.

Pkt. 2d
Udgik

Pkt. 3
Vibeke fremlagde udkast til årsregnskabet, da tilskuddet fra forbundet omlægges så tilskuddet til kvalifikationsstævnene forhøjes og tilskuddet til kredsen formindskes vil regnskabet komme til at se anderledes ud fremover.

Pkt. 4a
Da kredsen dækker alle udgifter til stævnerne og ikke yder et tilskud, skal kredsen også have alle relevante bilag som dokumentation. Det var en misforståelse mellem konsulenten og kasserer der har medført dette spørgsmål.

Pkt. 4b
Med udgang i de netop vedtaget ændringer for kredsene på repræsentantskabsmøde, skal kredsen fremover bestå af minimum 3 personer, en formand, kasserer og stævnekoordinator. Bestyrelsen lægger op til at vi kører videre som den ser ud i dag i 2004, og bruge det år på, at se hvordan det fungere med de ændrede arbejdsfunktioner, Jens Ole er tiltænkt at overtage Torbens funktion som idrætskoordinator. Torben skal følge op efter Kim, og se på om der skal startes nye tiltag indenfor idrætterne.

Pkt. 4c
Jan går vores vedtægter igennem og tilretter dem. Mødeindkaldelse udsende i uge 6, dagsorden udsendes senest uge 8.

Pkt. 5
Næste møde den 4. februar 2004 formandsmøde uden dagsorden.

Pkt. 6
Carsten Pedersen orienterede om det nye præmieregulativ, og havde udarbejdet bestillingsskemaer. Kredsbestyrelsen er meget positive overfor tilbuddet og indforstået med at der laves en aftale gældende for 2 år. Dette tages op på næste formandsmøde.
Lejekontrakten med Århus Firmasport skal fornyes, Valdemar ser på det.

Referent
Lene Schmidt