Mødedato:
Tirsdag den 10. april 2007 kl. 18.00

Mødested:
ÅFS Centret, Paludan – Müllers Vej 110, 8200 Århus N

Mødeleder:
Valdemar Thomsen, kredsformand

Referent:
Carsten Pedersen, Århus

Mødedeltagere:
Valdemar Thomsen, kredsformand
Torben Rasmussen, idrætskoordinator
Vibeke Clement Pedersen, økonomiansvarlig
Jan Rasmussen, Ebeltoft Firma- og Familie Idræt
Kell Redzin, Odder Firma Idræt
Sten Nørup, Silkeborg Firma-Sport
Carsten Pedersen, Århus Firma Sport
Lise Vestergaard, foreningskonsulent DFIF

Fraværende:
Ib Thornbjerg, Grenaa Firma Sport (afbud)
Tonny Andersen, Randers Firma Sport (afbud)
Knud Johansen, Ry Familie og Firma Idræt (afbud)
Ulla Staal, Skanderborg Firma og Familie Idræt
Carsten Nielsen, webmaster (afbud)


Dagsorden: 
1) Velkomst v/Valdemar Thomsen
2) Valg af referent
3) Konstituering og ansvarsfordeling
4) Meddelelser fra formanden
5) DFIF formandsmøde 2007
6) Kredsens mødekalender
7) Kredsens årskalender
8) Kredsens SPOT analyse. Hvornår og hvordan?
9) Kredskurser i 2007
10) Nyt fra foreningerne
11) Eventuelt


1. Velkomst v. Valdemar.
Valdemar bød de fremmødte velkommen. På grund af lidt forvirring om mødetidspunkt m.v. indløb der sidste øjebliksafbud fra et par af forventede mødedeltagere.


2. Valg af referent.
Carsten blev valgt uden modkandidater. Fremtidige referater fremsendes først kreds-formanden til godkendelse inden de udsendes til den øvrige kredsbestyrelse og DFIF.
Modtagere af referater er kredsbestyrelse, idrætskoordinator, økonomiansvarlig samt webmaster. Ad hoc-udvalg modtager kun referater hvis det har betydning for deres virke i udvalget.


3. Konstituering og ansvarsfordeling m.v.
Valg af økonomiansvarlig.
Valdemar oplyste, at Vibeke gerne ville fortsætte under de nye betingelser. Fra Grenaa var indkommet forslag om, at økonomiområdet i fremtiden varetages af idræts- koordinatoren. De to forslag gav anledning til en mindre debat der resulterede i, at kredsbestyrelsen som økonomiansvarlig i 2007 valgte Vibeke Clement Pedersen, Odder Firma Idræt.
Eksisterende funktionsbeskrivelse for kredskassereren anvendes som udgangspunkt.
Valdemar gennemlæser denne og fremsender eventuelle korrektioner til kreds-bestyrelsen.
Det blev i den forbindelse vedtaget, at der ikke ændres på budgetterne i forhold til den ændrede struktur. Vibeke er dog opmærksom og holder kredsbestyrelsen orienteret om væsentlige ændringer.

Valg af idrætskoordinator.
Valdemar oplyste, at Torben Rasmussen gerne fortsætter med denne opgave under den nye kredsbestyrelse.
Torben gjorde det dog klart, at der skal mere ”kød” på funktionen i det kommende år. Der forslås udfærdiget en ny funktionsbeskrivelse og Torben ser selv på dette i samarbejde med kredsformanden. Det blev aftalt at idrætskoordinatoren skal være mere synlig i foreningerne. Samtidig skal foreningerne være bedre til at samarbejde med idrætskoordinatoren i forbindelse med kredsstævner og eventuelle byturneringer.
Torben fremsender oplæg til rulleplan for afvikling af div. stævner.
Torben har fremsendt forslag til DFIF (Jan Knudsen), at det ville være en god idé hvis der i forbindelse med Idrætsårsmødet også var et koordinatormøde.
Carsten foreslog, at DFIF’s indsatsområder også er kredsenes indsatsområder. Dette kræver bare, at DFIF bliver bedre til at melde deres områder ud til kredsene. Lise Vestergaard melder tilbage til kredsbestyrelsen når nye indsatsområder kendes.
Bowling er fra d.d. et officielt indsatsområde i kredsen. Idrætskoordinatoren er ansvarlig.
For at få tilskud til afvikling af stævner i kredsen, skal der fortsat fremsendes program til kredskassereren.

Valg af webmaster.
Valdemar oplyste at Carsten Nielsen gerne fortsætter i embedet som webmaster. Fra Grenaa var kommet forslag om, at referater fremover skulle varetages af webmaster. Dette fandt kredsbestyrelsen ikke ville være hensigtsmæssigt, idet webmasteren ikke skal deltage på alle møder.

De tre personers fremtidige deltagelse i møderne blev herefter vedtaget således:
Idrætskoordinator deltager på alle møder, økonomiansvarlig deltager på februarmødet mens webmasteren deltager på septembermødet.


4. Meddelelser fra formanden.
Har deltaget på et godt 2 dages kredsformandsmøde i DFIF. Hovedtemaet var kredsenes fremtidige virke, herunder information fra Fyn som har haft en marketing medarbejder ansat.
En ordning kredsen på Fyn ønsker at fortsætte, men hvor der forinden skal ryddes nogle misforståelser af vejen.

Kredsenes fremtidige virke omhandlede følgende:
- Sammenlægning
- Nedlæggelse
- Diverse funktioner
- Diverse aktiviteter
- Uddannelse
- Synliggørelse
- Politisk arbejde

På dag 2 var emnerne storbysatsning og mødestruktur i DFIF herunder forslag til ændring af repræsentantskabsmødet.
Begge dagene gav anledning til en god debat hos kredsformændene.

Kredsformandsmødet blev livlig debatteret og de fremmødte synes bl.a. umiddelbart godt om den Fynske model. Hvis modellen vækker indpas i andre kredse, bør DFIF være en central medspiller.

Valdemar meddelte, at han havde fået invitation til at deltage i Favrskov Kommunes møde vedr. kommunes sundhedspolitik. Mødet finder sted den 2. maj i Hinnerup. Lise Vestergaard ser om hun kan deltage, da der ikke var andre der kunne afsætte en arbejdsdag til emnet.
Vibeke mente at kredsens afsked med Lene (tidligere kredsbestyrelsesmedlem) havde været lidt tamt. Det blev besluttet, at Steen (Silkeborg) køber 3 flasker god rødvin til Lene.


5. DFIF Formandsmøde 2007.
Ingen kommentarer ud over de der faldt under formandens orientering om kredsformandsmødet.


6. Kredsens mødekalender.
Kredsens møder for det kommende år blev fastlagt som følger:
- Møde nr. 1 bliver tirsdag den 5. februar 2008
- Møde nr. 2 bliver tirsdag den 6. maj 2008
- Møde nr. 3 bliver tirsdag den 4. september 2007
- Møde nr. 4 bliver mandag den 5. november 2007
- Årsmødet i 2008 bliver tirsdag den 4. marts 2008
Alle kredsbestyrelsesmøder starter kl. 18.00 med spisning. Den 4. september er det varm mad.
Mødeindkaldelse med dagsorden udsendes via mail af kredsformanden senest 14 dage før mødet.
ALLE modtagere skal melde tilbage til hele kredsbestyrelsen om man deltager eller melder afbud. Af hensyn til bespisning skal dette ske senest 4 dage før mødet.


7. Kredsens årskalender.
Carsten foreslog, at kredsen fik udarbejdet en årskalender som flere kender fra kurset ”Bliv en bedre foreningsleder” i DFIF. Lise uddelte et forslag til en årskalender som man lige er begyndt at bruge i Århus. Kredsformand og idrætskoordinator bliver ansvarlige for denne.


8. Kredsens SPOT analyse. Hvornår og hvordan?
Spotanalysen blev drøftet. Lise kommer med oplæg til septembermødet.


9. Kredskurser i 2007
Der bliver ingen kredskurser i 2007. Lise arbejder videre med et rekrutteringskursus til næste forår.
Der vil i stedet blive forsøgt afviklet en god gammeldags aktivitetsdag. Som udgangspunkt skal den afvikles i og omkring ÅFS Centret. Carsten undersøger mulige datoer og sender besked til kredsbestyrelsen.
Arbejdsgruppen består i første omgang af idrætskoordinatoren, Lise Vestergaard og Carsten Pedersen.


10. Nyt fra foreningerne
Silkeborg
Sten foreslog ensartet programforsider i en ny og redigeret udgave. Modellen prøvekøres af de foreninger der ønsker dette.
Steen står for fællestransport til DFIF formandsmøde i Nyborg.
Silkeborg har fået ny fodboldformand

Ebeltoft
Jan orienterede om et godt og røgfrit DM i håndbold.

Odder
Kell kunne berette om en yderst positiv behandling af hans bowlingspillere fra arrangørernes side ved det netop afviklede DM i Frederikshavn.


11. Eventuelt
- Kredsformanden har modtaget et brev fra webmasteren, der ønsker kredsbestyrelsens stillingtagen til ny www.adresse. Carsten havde fremsendt forskellige forslag og kredsen enedes om www.dfif.kreds-oestjylland.dk Prisen er ca. 1.000,- kr. der blev bevilget. Valdemar orienterer webmasteren.


Mødet slut kl. 22.45