Retningslinjer for overnatning og mødefaciliteter ved repræsentantskabsmøder

1 - Godkendelse af sted til afholdelse af repræsentantskabsmødet skal ske via Styrelsen.

Ansøgningen sendes til forbundskontoret med følgende data:

  •  Dokumentation i form af forhåndsreservationer af hotel(ler), afholdelsessted og mødesal for at byen kan huse 450-500 personer – svarende til ca. 150 dobbeltværelser og 125 enkeltværelser.
  • Hotel(ler) og afholdelsessted skal ligge inden for en radius af højst 10 km eller maks. 30 minutters transport.
  • Afholdelsessted skal have en mødesal med plads til 400 personer, hvor der er plads til at kunne sidde i skolebordsopstilling - samt 100 personer, som tilhørere, bagerst i mødesalen.
  • Der skal være adgang til mindst 6 grupperum. Grupperum skal kunne rumme op til 40 personer pr. stk.
  • Afholdelsesstedet skal kunne bespise 500 personer til frokost – og der skal være adgang til kaffe/te og vand under hele arrangementet.
  • Der skal kunne afholdes aftenfest for mindst 500 personer inkl. bespisning, dansegulv og ”scene” til underholdning.
  • Der skal være 2-3 forskellige forslag til ledsagerture.
  • Der skal vedlægges et overslagsbudget på arrangement, overnatning, leje af mødesal, grupperum, aftenfest -  herunder musik, bespisning og anden underholdning. Budget udfyldes og vedlægges ansøgningsskema.

2 - Ansøgning om afholdelse af repræsentantskabsmødet skal være forbundskontoret i hænde senest 2 måneder før repræsentantskabsmødet, som afholdes 4 år før. (Se nedenstående eksempel)

  • ”Bulderby Firmaidræt” ønsker at afholde repræsentantskabsmøde i november 2029.
  • Ansøgning sendes til forbundskontoret senest mandag den 28. september 2025 ved at udfylde ansøgningsskemaet, som er udarbejdet specielt til dette formål.
  • Kontakt forbundskontoret, hvis du, som forening, ikke finder ansøgningsskemaet på Foreningsnet.
  • Forbundskontoret tjekker op på ”Bulderby Firmaidræt” for at sikre, at kravene for afholdelse af repræsentantskabsmøde er opfyldt.
  • ”Bulderby Firmaidræt” får efterfølgende et skriftligt svar fra generalsekretæren senest 1 måned før afholdelse af repræsentantskabsmøde 2025.
  • Er ”Bulderby Firmaidræt” blevet godkendt til afholdelse af repræsentantskabsmøde, har ”Bulderby Firmaidræt” 1 måned til at forberede et 5 minutters oplæg til repræsentantskabsmøde 2025, hvor ”Bulderby Firmaidræt” præsenterer sig selv.

3 - Foreningen får besked, inden afholdelse af repræsentantskabsmødet, om foreningen er godkendt til at afholde det ansøgte repræsentantskabsmøde.

4 - Der skal stemmes på repræsentantskabsmødet om alle godkendte afholdelsessteder.

5 - Afholdelsessteder med AV-udstyr – såsom lydanlæg, lærred og projektor foretrækkes.

Ansøgning