Kommisorium 

Grundlag

Kommunikation- og Marketingudvalget (KOM-udvalget) er valgt i overensstemmelse med Dansk Firmaidrætsforbunds vedtægter § 15. KOM-udvalget refererer til Forbundsstyrelsen.

KOM-udvalget har særligt fokus på at skabe politisk synlighed, på at udvikle mediekanaler og markedsføringsprodukter og udøver sit virke med udgangspunkt i de til enhver tid gældende strategier – pt. kommunikationsstrategi, der er udarbejdet med direkte reference til forbundets overordnede strategi samt ud fra ”Kommissorium for KOM-udvalget”. Ændringer til ”Kommissorium for KOM-udvalget” skal indstilles til og godkendes af Forbundsstyrelsen.

KOM udvalget består af 6 medlemmer

En formand samt 5 udvalgsmedlemmer. Formanden vælges for en periode på 4 år, mens de øvrige medlemmer vælges i 2-årige perioder.

Forbundsstyrelsen tilforordner et medlem til udvalget, og den tilforordnede har møde- og taleret, og får tilsendt dagsorden og bilag på samme vis som de øvrige medlemmer.

KOM udvalgets faglige erfaringer og kompetencer

Udvalget bør som helhed have erfaringer med og kompetencer indenfor bl.a.:

  • Forenings-kommunikation
  • Strategisk arbejde med frivillige
  • Politisk kommunikation
  • Pressearbejde
  • Markedsføring
  • Digital udvikling
  • HR-erfaring

KOM udvalgets retningslinjer

  • Udvalgets virke og aktiviteter understøtter den til enhver tid gældende og vedtagne strategi for forbundet, samt visionen om, at ”Vi vil være arbejdspladsernes og ungdomsuddannelsernes foretrukne samarbejdspartner inden for firmaidræt og kollegamotion”.
  • Udvalget sikrer, at kommunikationsstrategien udtrykker de overordnede mål og retningslinjer for områderne Kommunikation og Marketing.
  • Udvalget arbejder for positionering og synliggørelse af Dansk Firmaidrætsforbund.
  • Udvalget arbejder for at firmaidrætten kan bevare sit særkende i dansk idræt – og dermed sikre løbende skærpelse og styrkelse af firmaidrættens brand – dette gennem idrætspolitisk interessevaretagelse – men også gennem kommunikation og markedsføring.
  • Udvalget arbejder for, at Dansk Firmaidrætsforbunds brug af mediekanaler konstant udvikler sig i forhold til de interne og eksterne krav og forventninger, der er til Dansk Firmaidrætsforbund på dette område.
  • Udvalget arbejder for, at foreningerne inddrages i forhold til deres behov for kommunikation og markedsføring.
  • Udvalget arbejder for, at der sparres med arbejdspladserne omkring den måde Dansk Firmaidrætsforbund kommunikerer og markedsfører sig på for at styrke samarbejdet med virksomhederne.
  • Udvalget sikrer sparring med afdelingen Kommunikation og Marketing.
  • Udvalget arbejder for, at udvalg og afdelingen for Kommunikation og Marketing repræsenterer forbundet i relevante styrelser, styregrupper, følgegrupper og andre netværkssammenhænge, hvor det er relevant.
  • Udvalget koordinerer sine aktiviteter med øvrige udvalg i Firmaidrætten.

Formanden har den daglige kontakt til direktøren for afdelingen– og kan disponere på udvalgets vegne mellem møderne. 

Økonomi og budget

Udvalget bidrager til budgetudarbejdelse som relaterer til udvalgets arbejdsområder. Udvalget har mulighed for at omprioritere inden for indsatsens egen budgetramme, når dette er påkrævet eller ønskeligt samt søge Forbundsstyrelsen om en evt. ekstrabevilling, når det rækker ud over indsatsens budgetramme. Administrationen sikrer, at der sker en kvartalsvis opfølgning på saldobalance og budget inden for de relevante områder, udvalget orienteres efter ønske.

Møder

Udvalgets mødekalender med 4-6 aftenmøder fastlægges senest i november måned forud for det kommende år. Ved yderligere behov for mødevirksomhed indkalder formanden. I påkrævede tilfælde kan udvalget indkaldes med kort varsel – eller der afholdes skype/telefonmøde.

Et årligt møde med Forbundsstyrelsen tilstræbes afholdt i 3. kvartal, hvor budget, mål og fokusområder drøftes. 

Mødedeltagere

I møderne deltager udvalget, Forbundsstyrelsens tilforordnede og direktøren for kommunikation og marketing. Der kan indkaldes andre relevante personer til udvalgets møder efter behov.

Mødeindkaldelse

Mødeindkaldelse med dagsorden og relevante bilag udsendes elektronisk senest 7 dage før mødets afholdelse.

På dagsordenen angives om det enkelte punkt er til beslutning, drøftelse eller orientering.

Punkter til beslutning skal være motiveret med en sagsfremstilling, punkter til drøftelse skal være motiveret med et skriftligt oplæg, mens orienteringspunkter søges fremsendt med dagsorden.

Mødedagsorden

På dagsordenen er der altid følgende faste punkter:

  • Godkendelse af dagsorden
  • Opfølgning på referat
  • Eventuelle beslutningspunkter
  • Saldobalance med budget
  • Eventuelle drøftelsespunkter
  • Orientering fra Forbundsstyrelsen
  • Orientering fra formanden
  • Orientering fra direktøren
  • Orientering fra udvalgsmedlemmer

Ved mødets start kan den udsendte dagsorden suppleres, såfremt udvalget accepterer dette. Mødet forberedes af formanden i samarbejde med direktøren.

Mødeledelse og beslutninger

Møderne ledes af formanden. Ved forfald fra formanden ledes møderne af direktøren.

Såfremt der ikke kan opnås konsensus i sager, der kræver beslutning, så afgøres sagen ved almindelig stemmeflerhed.

Det er kun udvalgsmedlemmer, der kan afgive stemme. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Udvalget er beslutningsdygtigt, når 2 medlemmer inklusive formanden er til stede eller 3 medlemmer ved forfald fra formanden.

Mødereferater

Direktøren sikrer, at der bliver taget referat fra møderne. Referatet fremsendes elektronisk fra administrationen til godkendelse hos udvalget hurtigst muligt efter møderne, og det godkendte referat gøres offentligt tilgængeligt hurtigst muligt og gerne senest 2 uger efter mødets afholdelse.

Attestation

Attestation af relevante indtægts- og udgiftsbilag, foretages af direktøren iht. administrativ praksis på forbundskontoret.

Godkendt

Godkendt af Forbundsstyrelsen den 25. april 2019

Helle Friis Kristiansen
Helle Friis Kristiansen
Medlem Forbundsstyrelsen
Søren Willeberg
Søren Willeberg
Direktør

Modtag referater fra Kommunikation og Marketingudvalget

Mødekalender