Kommisorium
Grundlag

Kollegamotionsudvalget er valgt i overensstemmelse med Dansk Firmaidrætsforbunds vedtægter § 17. Kollegamotionsudvalget refererer til Forbundsstyrelsen.

Kollegamotionsudvalget udøver sit virke med udgangspunkt i den til enhver tid gældende strategi samt ud fra ”Retningslinjer for Kollegamotionsudvalget”. Ændringer til disse retningslinjer skal indstilles til og godkendes af Forbundsstyrelsen.

Kollegamotionsudvalget består af 6 medlemmer

Formand – samt 5 udvalgsmedlemmer.

Forbundsstyrelsen tilforordner op til to medlemmer til udvalget. De tilforordnede, der har møde- og taleret, får tilsendt dagsorden og bilag.

Kollegamotionsudvalgets faglige erfaringer og kompetencer

  • Udvalget bør som helhed have indsigt i kollegamotion, sundhedsfremmeeffekter, projektarbejde …..

(Udvalget udarbejder selv på første møde en udvalgskompetenceprofil – den er udarbejdet)

Kollegamotionsudvalgets retningslinjer

  • Udvalgets virke og aktiviteter understøtter den til enhver tid gældende og vedtagne strategi for forbundet
  • Visionen er at ”Vi vil være arbejdspladsernes og ungdomsuddannelsernes foretrukne samarbejdspartner inden for firmaidræt og kollegamotion”.
  • Indsatsområdet er ”Kollegamotion på flere arbejdspladser” med et særligt fokus på
    • Tæl Skridt kampagne
    • Motions- og sundhedsambassadøruddannelserne
    • Peptalks – og andre motivationskoncepter
    • Netværksseminarer
    • Kåringer
  • Udvalget kan nedsætte fokusgrupper eller tilknytte relevante resursepersoner med det formål at sikre en grundigere afdækning af et konkret emne
  • Udvalget bidrager til budgetudarbejdelse som relaterer til udvalgets arbejdsområder. Udvalget har mulighed for at omprioritere inden for indsatsens egen budgetramme, når dette er påkrævet eller ønskeligt samt søge Forbundsstyrelsen om en evt. ekstrabevilling, når det rækker ud over indsatsens budgetramme. Administrationen sikrer, at der sker en kvartalsvis opfølgning på saldobalance og budget inden for de relevante områder, udvalget orienteres efter ønske.
  • Være sparringspartner for forbundets øvrige udvalg
  • At repræsentere forbundet ved møder i nationale og internationale udvalg på foranledning af forbundsstyrelsen, samt være forbundets repræsentant i idrætslige spørgsmål over for offentlige myndigheder og andre organisationer på sammenligneligt niveau

Formanden har den daglige kontakt til direktøren/udviklingskonsulenten i afdelingen ”Kollegamotion” og kan disponere på udvalgets vegne mellem møderne.

Møder

Kollegamotionsudvalgets afholder som udgangspunkt 4 – 6 årlige endagsmøder. Enkelte kan udvides til et todagesmøde, så længe det afvikles inden for egen budgetramme.

Møderne fastlægges som udgangspunkt primo december for det kommende år og her skal sikres at både formanden og direktøren for afdelingen kan deltage. Der kan indkaldes andre til udvalgets møder.

Ved yderligere behov for mødevirksomhed indkalder formanden. I påkrævede tilfælde kan Kollegamotionsudvalget indkaldes med kort varsel, eller der kan afholdes skype/telefonmøde.

Flytning af møder kan forekomme.

Mødeindkaldelse

Mødeindkaldelse med dagsorden og relevante bilag udsendes senest 7 dage før mødet. Mødet forberedes af formanden i samarbejde med direktøren/udviklingskonsulenten for afdelingen.

På dagsordenen angives om det enkelte punkt er til orientering, drøftelse eller beslutning.

Punkter til beslutning skal være motiveret med en skriftlig sagsfremstilling, punkter til drøftelse skal være motiveret med et skriftligt oplæg mens orienteringspunkter søges fremsendt med dagsorden.

Mødedagsorden

På dagsordenen er der altid følgende faste punkter:

  • Godkendelse af dagsorden
  • Opfølgning på referat
  • Status på de for udvalget relevante strategiske resultat- og indsatsmål
  • Budgetopfølgning (aktuel balance)
  • Beslutningspunkter
  • Drøftelsespunkter
  • Orientering fra formanden
  • Orientering fra direktøren for afdelingen
  • Orientering fra medlemmer

Ved mødets start kan den udsendte dagsorden suppleres, såfremt udvalget accepterer dette.

Mødeledelse

Møderne ledes af formanden. Ved forfald fra formanden ledes møderne af direktøren/udviklingskonsulenten i afdelingen. Såfremt der ikke kan opnås konsensus i sager der kræver beslutning, så afgøres sagen ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Kollegamotionsudvalget er beslutningsdygtigt, når 3 udvalgsmedlemmer inklusiv formanden eller 4 udvalgsmedlemmer er til stede.

Mødereferater

Referent på møderne er udviklingskonsulenten i afdelingen og i dennes fravær direktøren eller formanden. Referat fremsendes først til godkendelse hos formanden og efterfølgende de øvrige udvalgsmedlemmer. Referatet uploades på forbundets website, udvalgets teamsite samt i et Nyhedsbrev senest 3 uger efter mødets afholdelse.

Attestation

Attestation af relevante indtægts- og udgiftsbilag, foretages af direktøren/udviklingskonsulenten i henhold til administrativ praksis på forbundskontoret.

Godkendt

Godkendt af Forbundsstyrelsen den 15. august 2018

Revideret den 8. april 2019

Kathrine Flink Isager Qvist
Kathrine Flink Isager Qvist
Medlem
Lone Slothuus Nordsof
Lone Slothuus Nordsof
Medlem
Merete Spangsberg Nielsen
Merete Spangsberg Nielsen
Direktør
Ragna Knudsen
Ragna Knudsen
Næstformand Forbundsstyrrelsen
Trine Kyed
Trine Kyed
Udviklingskonsulent

Modtag referater fra Kollegamotionsudvalget

Mødekalender