Kommisorium

Grundlag

Firmaidrætsudvalget er valgt i overensstemmelse med Dansk Firmaidrætsforbunds vedtægter § 17. Firmaidrætsudvalget refererer til Forbundsstyrelsen.

Firmaidrætsudvalget udøver sit virke med udgangspunkt i den til enhver tid gældende strategi samt ud fra ”Retningslinjer for Firmaidrætsudvalget”. Ændringer til disse retningslinjer skal indstilles til og godkendes af Forbundsstyrelsen.

Firmaidrætsudvalget består af 6 medlemmer

Formand – samt 5 udvalgsmedlemmer.

Forbundsstyrelsen tilforordner op til to medlemmer til udvalget. De tilforordnede, der har møde- og taleret, får tilsendt dagsorden og bilag.

Firmaidrætsudvalgets faglige erfaringer og kompetencer

  • Udvalget bør som helhed have indsigt i lokal firmaidræt, motionsevents og projektarbejde.

Firmaidrætsudvalgets retningslinjer

  • Udvalgets virke og aktiviteter understøtter den til enhver tid gældende og vedtagne strategi for forbundet
  • Visionen er at ”Vi vil være arbejdspladsernes og ungdomsuddannelsernes foretrukne samarbejdspartner inden for firmaidræt og kollegamotion”.
  • Indsatsområdet er ” Styrket lokal firmaidræt” med et særligt fokus på
    • Holdspil og holdaktiviteter i tæt samspil
    • Motionsevents med potentiale
    • Åbne stævner skaber samlingskraft
    • Ungdomsuddannelser med blik for bevægelse
    • Aktivitetsdage styrker holdånden
    • Arbejdspladsernes Motionsdag
    • Firmaidrætsforeninger i den digitale verden
  • Udvalget kan nedsætte fokusgrupper eller tilknytte relevante resursepersoner med det formål at sikre en grundigere afdækning af et konkret emne
  • Være sparringspartner for forbundets øvrige udvalg
  • At repræsentere forbundet ved møder i nationale og internationale udvalg på foranledning af forbundsstyrelsen, samt være forbundets repræsentant i idrætslige spørgsmål over for offentlige myndigheder og andre organisationer på sammenligneligt niveau.

Formanden har den daglige kontakt til direktøren for afdelingen ”Firmaidræt” og kan disponere på udvalgets vegne mellem møderne.

Møder

Firmaidrætsudvalgets afholder som udgangspunkt 4 – 6 årlige endagsmøder. Enkelte kan udvides til et todagesmøde, så længe det afvikles inden for egen budgetramme.

Møderne fastlægges som udgangspunkt primo december for det kommende år og her skal sikres at både formanden og direktøren for afdelingen kan deltage. Der kan indkaldes andre til udvalgets møder.

Ved yderligere behov for mødevirksomhed indkalder formanden. I påkrævede tilfælde kan Firmaidrætsudvalget indkaldes med kort varsel, eller der kan afholdes skype/telefonmøde.

Flytning af møder kan forekomme.

Mødeindkaldelse

Mødeindkaldelse med dagsorden og relevante bilag udsendes senest 7 dage før mødet. Mødet forberedes af formanden i samarbejde med direktøren for afdelingen.

På dagsordenen angives om det enkelte punkt er til orientering, drøftelse eller beslutning.

Punkter til beslutning skal være motiveret med en skriftlig sagsfremstilling, punkter til drøftelse skal være motiveret med et skriftligt oplæg mens orienteringspunkter søges fremsendt med dagsorden.

Mødedagsorden

På dagsordenen er der altid følgende faste punkter

  • Godkendelse af dagsorden
  • Opfølgning på referat
  • Status på de for udvalget relevante strategiske resultat- og indsatsmål
  • Budgetopfølgning (aktuel balance), kun på møder hvor udvalget eller administration vurderer det aktuelt, seneste udgave af balance vil kunne findes på teamsite
  • Beslutningspunkter
  • Drøftelsespunkter
  • Orientering fra udvalgsformanden
  • Orientering fra Firmaidrætsafdelingen
  • Orientering fra udvalgsmedlemmer
  • Orientering fra styrelsen

Ved mødets start kan den udsendte dagsorden suppleres, såfremt udvalget accepterer dette.

Mødeledelse

Møderne ledes af formanden. Ved forfald fra formanden ledes møderne af direktøren for afdelingen.

Såfremt der ikke kan opnås konsensus i sager der kræver beslutning, så afgøres sagen ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Firmaidrætsudvalget er beslutningsdygtigt, når 3 udvalgsmedlemmer inclusiv formanden eller 4 udvalgsmedlemmer er til stede.

Mødereferater

Referent på møderne er direktøren for afdelingen og i dennes fravær formanden. Referat fremsendes først til godkendelse hos formanden og efterfølgende de øvrige udvalgsmedlemmer. Referatet uploades på forbundets website, udvalgets teamsite samt i et Nyhedsbrev senest 3 uger efter mødets afholdelse.

Attestation

Attestation af relevante indtægts- og udgiftsbilag, foretages af direktøren iht. administrativ praksis på forbundskontoret.

Budget

Udvalget bidrager til budgetudarbejdelse som relaterer til udvalgets arbejdsområder. Udvalget har mulighed for at omprioritere inden for indsatsens egen budgetramme, når dette er påkrævet eller ønskeligt samt søge Forbundsstyrelsen om en evt. ekstrabevilling, når det rækker ud over indsatsens budgetramme. Administrationen sikrer, at der sker en kvartalsvis opfølgning på saldobalance og budget inden for de relevante områder, udvalget orienteres efter ønske.

Godkendt

Godkendt af Forbundsstyrelsen den 25. januar 2019

Brian York
Brian York
Udviklingskonsulent
Claus Schou
Claus Schou
Medlem Forbundsstyrelsen
Dorte Emborg Mejer
Dorte Emborg Mejer
Medlem
Ib Østergaard
Ib Østergaard
Formand for Firmaidrætsudvalget
Marianne Juul Rasmussen
Marianne Juul Rasmussen
Medlem
Ole Kjær Jacobsen
Ole Kjær Jacobsen
Medlem
Pernille Lützhøft Jensen
Pernille Lützhøft Jensen
Medlem

Modtag referater fra Firmaidrætsudvalget

Mødekalender