Hvad skal der til for at søge om værtskabet af et repræsentantskabsmøde - retningslinjer for overnatning og mødefaciliteter 

1 - Godkendelse af sted til afholdelse af repræsentantskabsmødet skal ske via Styrelsen

Ansøgningen udfyldes og sendes til forbundskontoret med følgende data:

  • Dokumentation i form af forhåndsreservationer af hotel(ler), afholdelsessted og mødesal for at byen kan huse 450-500 personer – svarende til ca. 150 dobbeltværelser og 125 enkeltværelser.
  • Hotel(ler) og afholdelsessted skal ligge inden for en radius af højst 10 km eller maks. 30 minutters transport.
  • Afholdelsessted skal have en mødesal med plads til 400 personer, hvor der er plads til at kunne sidde i skolebordsopstilling - samt 100 personer, som tilhørere, bagerst i mødesalen.
  • Der skal være adgang til mindst 6 grupperum. Grupperum skal kunne rumme op til 40 personer pr. stk.
  • Afholdelsesstedet skal kunne bespise 500 personer til frokost – og der skal være adgang til kaffe/te og vand under hele arrangementet.
  • Der skal kunne afholdes aftenfest for mindst 500 personer inkl. bespisning, dansegulv og ”scene” til underholdning.
  • Der skal være 2-3 forskellige forslag til ledsagerture.
  • Der skal vedlægges et overslagsbudget på arrangement, overnatning, leje af mødesal, grupperum, aftenfest -  herunder musik, bespisning og anden underholdning. Budget udfyldes og vedlægges ansøgningsskema.

2 - Ansøgning om afholdelse af repræsentantskabsmødet skal være forbundskontoret i hænde senest 2 måneder før repræsentantskabsmødet, som afholdes 4 år før (se nedenstående eksempel på trinene i en ansøgning)

  1. ”Bulderby Firmaidræt” ønsker at afholde repræsentantskabsmøde i november 2029.
  2. Ansøgning sendes til forbundskontoret senest mandag den 28. september 2025 ved at udfylde ansøgningsskemaet - klik på det her til højre på siden. (Kontakt forbundskontoret, hvis du og din forening ikke kan finde ansøgningsskemaet).
  3. Forbundskontoret tjekker op på ”Bulderby Firmaidræt” for at sikre, at kravene for afholdelse af repræsentantskabsmøde er opfyldt.
  4. ”Bulderby Firmaidræt” får efterfølgende et skriftligt svar fra generalsekretæren senest 1 måned før afholdelse af repræsentantskabsmøde 2025.
  5. Er ”Bulderby Firmaidræt” blevet godkendt til afholdelse af repræsentantskabsmøde, har ”Bulderby Firmaidræt” 1 måned til at forberede et 5 minutters oplæg til repræsentantskabsmøde 2025, hvor ”Bulderby Firmaidræt” præsenterer sig selv.

3 - Foreningen får besked, inden afholdelse af repræsentantskabsmødet, om foreningen er godkendt til at afholde det ansøgte repræsentantskabsmøde.

4 - Der skal stemmes på repræsentantskabsmødet om alle godkendte afholdelsessteder.

5 - Afholdelsessteder med AV-udstyr – såsom lydanlæg, lærred og projektor foretrækkes.

Pia Ægidius-Nielsen
Pia Ægidius-Nielsen
Sekretær
Ansøgning