Sponsorer

I Dansk Firmaidrætsforbund ønsker vi, indenfor visse områder, at arbejde med sponsorater i alle størrelsesordener - lige fra den mindre barderaftale til flerårige store sponsoraftaler. Da det er forbundets intention at agere professionelt på sponsorfeltet, har vi nedenfor udarbejdet en sponsorpolitik, der er retningsgivende for, hvorledes Firmaidrætten ønsker at gribe sponsorarbejdet an.

Hvilke områder arbejder vi med sponsorer på?

Firmaidrætten ser med positive øjne på sponsorsamarbejde i relation til vore åbne aktiviteter - aktiviteter, der henvender sig til hele familien Danmark uanfægtet medlemskab eller ej, samt på sponsorsamarbejde i forhold til afdelingen Motion på Arbejdspladsens aktiviteter/produkter.

Hvad angår de aktiviteter, som vedrører medlemmerne af DFIF direkte, eksempelvis DM Stævner, ønsker forbundet ikke at indgå i nogen former for sponsorvirksomhed.

Tre niveauer i sponsorarbejdet

Dansk Firmaidrætsforbund ser overordnet tre niveauer i sponsorarbejdet, som skitseret nedenfor:

1. Barderaftaler
2. Projektsponsorater
3. Kampagnesponsorater

Identifikation af sponsorer
Det er som udgangspunkt konsulenterne i de enkelte afdelinger, der har til opgave at identificere sponsorer til de aktiviteter, hvor afdelingen ønsker at arbejde med sponsorater. Afdelingslederen deltager i identifikationen af sponsorer, såfremt det skønnes hensigtsmæssigt.

Herudover afgør afdelingslederen fra sag til sag, hvorvidt der ønskes tilknyttet en ekstern ekspertvirksomhed til at udføre det opsøgende arbejde med at identificere sponsorer og eventuelt også stå for driften af sponsoraftalens indhold. (Brug af ekstern ekspertvirksomhed i den henseende vil typisk være mest relevant på sponsoraftaler til en værdi af minimum 100.000 kr.)

Succeskriterier for sponsorarbejdet
Inden Dansk Firmaidrætsforbund indgår aftaler med samarbejdspartnere på sponsorområdet, er det nødvendigt at opsætte klare succeskriterier for det konkrete samarbejde:

* Skal samarbejdet udmønte sig i flere deltagere?
* Skal samarbejdet være med til udvikle nye spændende aktiviteter?
* Skal samarbejdet være med til at sikre økonomisk vækst?
* Skal samarbejdet sikre en kombination af ovenstående (eller dele af ovenstående), eller er der tale om helt andre succeskriterier?

Opstillingen og anskueliggørelsen af succeskriterier for sponsorarbejdet sker på konsulentniveau og godkendes af afdelingslederen.

Kontakt til sponsorer - hvem deltager i hvilke møder?
Konsulenten deltager som minimum i første møde med sponsor, hvor produktet præsenteres. Afdelingslederen afgør fra gang til gang, hvor tidligt han træder ind i processen. Han kan f.eks. være med fra første møde, eller først deltage fra det tidspunkt, hvor en egentlig beslutning om kontraktens indhold skal indgås.

Navn og logo
Hvad angår IM's aktiviteter gives der ikke tilladelse til, at sponsor kan navngive aktiviteten. Danmark-Stafetten kan eksempelvis ikke navngives Nike-Stafetten, men må gerne præsenteres som "Danmark-Stafetten sponsoreret af Nike" eller "Danmark-Stafetten i samarbejde med Nike". For alle IM's aktiviteter gælder endvidere, at sponsors logo aldrig må fremtræde, uden at Firmaidrætten's logo også er repræsenteret.

Hvad angår MpA-afdelingen vurderes fra sponsorat til sponsorat, hvor langt man ønsker at gå med hensyn til "salg" af aktiviteten. Men i yderste konsekvens har MpA-afdelingen ret til at sælge navn og afgive retten til at fremtræde med logo. I sådanne tilfælde vil MpA i praksis udelukkende fungere som teknisk arrangør eller eventmager for sponsor, og dette vil kun finde sted i situationer, hvor MpA-afdelingen anser den enkelte sponsoraftale for værende så økonomisk attraktiv, at den kan indgå som en naturlig del af MpA's forretningsgrundlag.

Værdisætning af sponsorkontrakter
Alle sponsorater skal værdisættes enten af Firmaidrætten selv ved brug af nogle fast definerede priser på aktiviteten eller via rådgivning fra en ekstern virksomhed, som er ekspert på området.

Ved aftaler på 0-100.000 kr. vurderer afdelingslederne fra gang til gang om omkostningerne ved ekstern værdisætning står mål med sponsoratets værdi.

Alle sponsoraftaler på kr. 100.000 kr. eller derover skal værdisættes af en ekstern virksomhed, som er ekspert på området.

Der etableres en fast aftale omkring værdisætning med en ekspertvirksomhed, med sigt på at minimere de løbende omkostninger forbundet hermed.

Når en ekstern ekspertvirksomhed værdisætter en sponsoraftale, skal værdisætningen hver gang indeholde en estimering af, hvor længe det vil tage at finde en sponsor til produktet/aktiviteten/kampagnen.

Sponsoratets nettoværdi
Dansk Firmaidrætsforbund opererer som udgangspunkt med en tilbagebetaling på maksimalt 30 %, hvis forbundet skal indgå en sponsoraftale.

Det betyder, at der maksimalt må være aktiveringsomkostninger for 30 % forbundet med sponsoratet (omkostninger til promovering og servicering af sponsor), at der maksimalt må afsættes 40 % til direkte markedsføring af aktiviteten (f.eks. Danmark-Stafetten), og at der skal afsættes 30 % til DFIF's administration af sponsoratet.

I specielle tilfælde kan der dispenseres fra denne regel. Dette gælder kun på sponsorater over 100.000 kr. og såfremt sponsor anses for værende særlig attraktiv for Firmaidrætten at samarbejde med.

Afdelingslederen og generalsekretær afgør i fællesskab, hvorvidt dispensation kan finde sted.

Godkendelse af sponsorkontrakter
Afdelingslederen godkender og underskriver alle kontrakter på barderaftaler med et indhold svarende til en værdi op til 100.000 kr. (Aftaler hvor der ikke er et decideret pengebeløb involveret).

Er sådanne aftaler på over 100.000 kr. godkendes og underskrives aftalen af afdelingslederen og generalsekretæren efter godkendelse af forbundets advokat.

Afdelingslederen og generalsekretæren godkender og underskriver alle aftaler, hvor Firmaidrætten modtager en sum penge for et sponsorat. Er aftalen på 100.000 kr. eller derover, skal aftalen yderligere godkendes af forbundets advokat.

Ledergruppen vurderer fra sag til sag, hvorvidt styrelsens vurdering og accept af sponsoraftalen er påkrævet.

Information internt i organisationen
Når en sponsoraftale er indgået, uanset størrelsesorden, påhviler det den ansvarlige konsulent, på kortfattet vis via mail at melde sponsoraftalens overordnede vilkår og rammer, samt eventuelle forhold omkring fortrolighed, ud til konsulentstaben og ledergruppen. Dette sker for at sikre optimal viden- deling og koordinering på tværs af afdelingerne.

Implementering og drift af sponsorater
Implementering og løbende drift af sponsorater foretages som udgangspunkt af den eller de konsulenter, der har ansvaret for den aktivitet, som sponsoratet omhandler. Afdelingslederen superviserer processen.

Evaluering af sponsorforløb med sponsor
Al evaluering af sponsorsamarbejde begynder med en intern evaluering i Firmaidrætten. Herefter følger den eksterne evaluering og/eller genforhandling af sponsoratet. Dette er en proces, hvori den tilknyttede konsulent deltager. Afdelingslederen behøves ikke være til stede, men deltager, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.

Genforhandling af sponsoraftale med sponsor
Her deltager den tilknyttede konsulent. Afdelingslederens tilstedeværelse er påkrævet i den del af processen, der omhandler den direkte forhandling om præmisserne for en forlængelse af sponsoraftalen eller etableringen af en ny sponsoraftale.

Alle sponsorater skal leve op til Firmaidrætten's etiske regler
Dansk Firmaidrætsforbund samarbejder udelukkende med sponsorer, hvis værdier og produkter forbundet kan identificere sig med.

Det betyder i praksis, at Firmaidrætten ikke ønsker at indgå et sponsorsamarbejde med producenter af sundhedsskadelige produkter såsom eksempelvis cigaretter, ligesom det betyder, at forbundet heller ikke på noget tidspunkt vil indgå et sponsorsamarbejde med producenter af våben og lignende.

For hver enkelt potentiel sponsorsamarbejdspartner gælder, at Firmaidrætten's konsulenter skal lade den sunde fornuft råde ved etablering af kontakt til vedkommende. Hvis sponsorvirksomhedens værdier og anseelse i samfundet er forenelig med det, som Dansk Firmaidrætsforbund står for, har forbundet ingen problemer med et sponsorsamarbejde med den pågældende virksomhed.

Generalsekretæren vurderer den etiske dimension og har det afgørende ord i relation hertil i alle sponsoraftaler.

Interne kompetencer og uddannelse

Det er et krav, at minimum to personer i IM- og MpA afdelingen (afdelingsleder og konsulent) kontinuerligt tilegner sig relevant viden om udviklingstendenserne indenfor sponsorering sat i forhold til det niveau sponsorarbejdet i Firmaidrætten til enhver tid andrager. Disse personer er forbundets sponsorgruppe med ansvar for gensidig sparring.