Projekt Kontaktperson

Udarbejdet d. 18. sept. 2006 af:
Per Nedergaard Rasmussen

Jan Knudsen

Bo Isaksen

Lars Borup Andersen

Høringsfase i perioden 18. sept. til 28. okt. 2006

I et forsøg på at kvalificere oplægget yderligere, har oplægget været til høring ved udvalg (I&M, MpA og Kom), samt relevante konsulenter efter afdelingsledernes vurdering.

Revideret d. 2. november 2006

Høringsrunden har bidraget med rigtig mange gode kommentarer.

Høringssvarerne har derfor medført en revision af projektaftalen til dens nuværende form, som fremsendes til styrelsen til godkendelse

 

Godkendt af styrelsen d. 24. november 2006

06-12-2006/Lars Borup Andersen (Projektleder)
Indholdsfortegnelse

 

Indholdsfortegnelse. 2

Baggrund. 2

Problembeskrivelse. 2

Mål med projektet 2

Afgrænsning. 3

Metode. 3

Udvælgelse af foreninger 3

Opgaver 3

Forberedelsesfasen: (jan 07 - juni 07) 3

Udførelsesfasen: (Maj 07 - Maj 08) 4

Evalueringsfasen: (maj 08 - okt. 08) 4

Fastlæggelse af målemetoder 4

Pilotprojektets organisering. 5

Risikovurdering. 5

Skønnet tidsforbrug og økonomi 5

 

 

 

Baggrund

Med udgangspunkt i visionen og et mål om:

Rette information, service eller produkt til rette målgruppe til rette tid, finder styrelsen, at det vil være til gavn for DFIF, at foreninger og forbund i fællesskab får styrket og registreret et kontaktnetværk i virksomhederne, som foreninger og forbund kan kommunikere med ud fra de interesser og ønsker, som firmaer og foreninger har.

Nogle firmaer vil måske være interesseret i at modtage information om foreningens fodboldturnering, andre vil høre om badminton og spinning, og andre har nogle helt tredie interesser.

Forbundet vil kunne supplere kommunikationen til kontaktpersonerne med bladet "Firmaidræt", nyhedsbreve, information om DM-stævner etc.

Problembeskrivelse

Hypotese (Påstand)
DFIF's tilbud fra Foreninger og forbund når ikke i tilstrækkelig grad ud til vores medlemmer/brugere, fordi kommunikationen mellem foreninger/forbund og virksomhederne ikke fungerer optimalt.

Mål med projektet

1. At finde ud af hvordan de nuværende kommunikationsveje fungerer.
2. At finde ud af hvordan vi kan styrke og udbygge kommunikationsveje og kontaktnetværket.
3. At finde ud af om det giver en effekt i foreningerne i form af større interesse for foreningens tilbud, hvis kontaktperson netværket udbygges.
4. At registrere ressourceforbruget på det opsøgende arbejde, med henblik på at kunne vurdere hvad det vil kræve at gennemføre en opsøgende indsats i flere foreninger i DK.

Afgrænsning

Projektet gennemføres i to faser.

I fase 1 gennemføres et pilotprojekt i samarbejde med 5 - 6 foreninger.

Erfaringerne der indhentes her, bruges i til at vurdere og planlægge fase 2, hvor indsatsen gennemføres sammen med alle øvrige interesserede foreninger.

Metode

Projektet gennemføres som et pilotprojekt, i perioden fra d. 1. maj 2007 til 31. maj 2008.

Projektet udføres i samarbejde med 5 - 6 foreninger i Vejle- og Århus amt som er målområdet. Samtidig nedsættes der en referencegruppe med 3 repræsentanter fra hver forenings firmanetværk, som deltager i drøftelser og målinger.

De tre repræsentanter findes i foreningens netværk og skal ideelt set komme fra hhv.

• En virksomhed hvor der allerede er en eller flere kontaktpersoner
• En virksomhed, hvor der har været en kontaktperson, men hvor der nu sendes til en "postkasse"
• En virksomhed, som ikke har en kontaktperson.

Udvælgelse af foreninger

I målområdet som er vejle- og Århus amt udvælger projektgruppen 5 - 6 foreninger, som er forskellige både størrelsesmæssigt og kulturmæssigt.
Før end der laves en endelig aftale holdes møde med hver forening, hvor projektet præsenteres og ressourceforbrug og gensidige forventninger afklares.

Opgaver

Følgende opgaver løses sammen med foreninger og referencegruppen.

 

1. Drøftelse og konkretisering af, hvad der er kontaktpersonens rolle ifht. Foreningen, og i forhold til virksomheden? (Hvad forventer foreningen og firmaet af kontaktpersonen)
   
   
2. Hvordan kan vi hjælpe kontaktpersonerne til at blive bedre til at informere om foreningernes og forbundets tilbud til kolleger og evt. firmaets ledelse?
   
   
3. Hvordan bliver foreninger og forbund bedre til at informere og holde kontakten ved lige med kontaktpersonerne. Herunder hvilken kontaktform og frekvens foretrækkes i de enkelte virksomheder.
   
   
4. Hvordan forankres kontakten i virksomheden. Herunder hvordan fastholder eller udbygger vi antallet af kontaktpersoner?
   
   
5. Hvordan får vi samlet alle kontaktpersoner i et "salgsnetværk" som foreningerne kan anvende.

Forberedelsesfasen: (jan 07 - juni 07)

• Hver af de 5- 6 deltagende foreninger finder 3 kontaktpersoner i deres netværk, som vil indgå i referencegruppen.
  
  
• I et samarbejde mellem DFIF Kommunikationsafdeling, referencegruppen og de deltagende foreninger udarbejdes der forskellige kommunikationsstrategier der tager udgangspunkt i, hvad der ønskes kommunikeret fra den enkelte forening til kontaktpersonerne.
  
  
• På baggrund af den valgte strategi/strategier udarbejdes der det nødvendige salgsmateriale på foreningens produkter.
  
  
• Målgruppen for strategierne skal være alle de kontaktpersoner vi kan samle i målområdet. Altså både kontaktpersoner fra foreningerne, og kontaktpersoner som forbundet har registreret som f.eks. bladmodtagere.
  
  
• Aftale om hvordan der opbygges og registreres et fælles netværk af kontaktpersoner i målområdet.
  
  
• Aftale om hvordan der skal måles og evalueres.

Udførelsesfasen: (Maj 07 - Maj 08)

Strategierne gennemføres i foreningerne
ressourcerne til det opsøgende arbejde skal findes i foreningerne. Dette betyder, at de udarbejdede strategier skal tage højde for de ressourcer, som er til stede i de enkelte foreninger.

Konsulenterne vejle og Århus amtskreds hjælper med målinger og dokumentation og coaching. Kommunikationsafdelingen hjælper med fremstilling af materiale og registreringer.

Evalueringsfasen: (maj 08 - okt. 08)

Her samles op på målinger og erfaringer, og der tages stilling til hvordan projektet kan gennemføres ved andre foreninger.

Måling og evaluering fastlægges endeligt i projektgruppen, men som udgangspunkt skal følgende måles og evalueres.

a)     Beskrivelse af hvilke strategier der er anvendt

b)     Beskrivelse af hvilken information og tilbud, der er udsendt

c)      Undersøgelse/beskrivelse af hvordan og til hvem kontaktpersonen har videreformidlet informationen i firmaet

d)     Beskrivelse af firmaernes reaktion på udsendt materiale.

e)     Måling på antallet af aktivitetsmedlemmer indenfor de tilbud der er kommunikeret. Er aktivitetsmedlemstallet stabilt, stigende eller faldende? HAR DET HAFT EN EFFEKT?

f)      Måling på antallet af kontaktpersoner i virksomhederne. Etableres der nye kontakter i nogle virksomheder. Og kan nogle af kontakterne vurderes som længerevarende/blivende relationer.

g)     Måling på antallet af bladmodtagere "Firmaidræt" og antallet af tilmeldte til DFIF's elektroniske medier.

h)     Registrering af de frivillige lederes tidsforbrug på opsøgning og indgåelse af aftaler med virksomheder.

i)        Registrering af konsulentens tidsforbrug på opgaver, som fortsat vil skulle løses i fase 2 f.eks. møder og coaching.

j)       Registrering af kommunikationsafdelingens tidsforbrug på opgaver, som fortsat vil skulle løses i fase 2. F.eks. strategier, registrering og udarbejdelse af materialer.

Fastlæggelse af målemetoder

Inden projektet igangsættes opstiller projektgruppen konkrete målemetoder

Det skal sikres at målemetoder og måleværktøjer både er ens, og bruges ens for alle foreninger og virksomheder.

Pilotprojektets organisering

Der nedsættes en projektgruppe bestående af

• 1 frivillig leder fra hver deltagende forening
• Foreningskonsulenterne i Vejle- og Århus amtskreds
• Afdelingslederen i Kommunikationsafdelingen, som også kan indkalde relevante fagkonsulenter til de enkelte møder.

 

Referencegruppen som består af tre kontaktpersoner fra hver forening inddrages i ide-generering og drøftelser om forhold vedr. kontaktpersonernes rolle, virksomhedernes behov samt tilbagemeldinger om reaktioner på udsendt materiale.

Risikovurdering

Da virksomheder og foreninger indgår i projektet på frivillig basis, er der en latent risiko for at vi ikke kan finde det ønskede antal virksomheder og foreninger, eller at de springer fra inde i forløbet. Dette kan kun imødegås ved at konsulenterne og de frivillige ledere kan "sælge" ideen og holde både foreninger og virksomhederne fast på de indgåede aftaler.

Pilotprojektet kan gennem føres i mindre målestok, med f.eks. 3 foreninger men det vil give et dårligere evalueringsgrundlag, og dermed knap så gode forudsætninger for igangsættelse af fase 2.

Skønnet tidsforbrug og økonomi

Personale	vedrørende	Skønnet tidsforbrug for medarb. Og frivillige	Mødeomk. Inkl. Evt. tabt arb. Fortj.	Kørselsomk.
Projektgruppe	5 møder med 3 medarbejdere og 6 frivillige ledere +hjemmearbejde	500 t.	10.000	15.000
Referencegruppe	2 møder mellem projektgruppen og referencegruppen 25 personer	150 t	5.000	15.000
Konsulenter.	Foreningsaftaler + Coaching Effektmåling og rapportering	600 t   600 t	2.000   2.000	10.000
Kommunikationsafdelingen	Udarbejdelse af strategier, materialer og registrering	1000	5000	10.000
Projektleder	7 møder + hjemmearbejde og afrapportering	400 t
I alt		3.250 t.	Kr. 24.000	Kr. 40.000

 

 

02.11-2006/LBA